Gestão Documental

O Conselho da Justiça Federal (CJF) desenvolve, desde 1999, em parceria com os demais órgãos da Justiça Federal, o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal, com base em vários normativos, atualmente consolidados na Resolução CJF nº 318, de 04 de novembro de 2014, com as alterações da Resolução CJF nº 451, de 30 de junho de 2017.

O programa compreende o conjunto de procedimentos para o gerenciamento dos acervos de documentos administrativos e de processos judiciais, visando à: racionalização do ciclo documental, produção ordenada, tramitação segura, localização rápida e precisa, conservação dos documentos, eliminação sistemática e criteriosa, preservação da memória institucional e comprovação de direitos para o exercício da cidadania.

A Gestão Documental é composta pelo Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal e por Comissões Permanentes de Avaliação e Gestão Documental, com atuação no Conselho da Justiça Federal, nos tribunais regionais federais e nas seções judiciárias.

Cabe ao Comitê elaborar e atualizar manuais com orientações para a aplicabilidade das normas previstas, elaborar planos de capacitação para servidores e magistrados, atualizar e publicar os instrumentos do programa etc. As Comissões são responsáveis por orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos órgãos, para fins de guarda permanente ou eliminação, entre outros.

Na Paraíba, em 10 de abril de 2006, foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental da Justiça Federal (CPAD), com atuação apenas sobre os processos judiciais, e em março de 2013, a Comissão de Gestão Documental dos Documentos Administrativos da Justiça Federal na Paraíba (CPADA). Com a criação da Comissão de documentos administrativos, a CPAD passou a denominar-se Comissão de Gestão Documental de Processos Judiciais (CGDJUD).

As Comissões objetivam preservar a memória da Instituição, por meio da seleção e do tratamento de documentos e processos judiciais e administrativos, os quais serão arquivados ou eliminados, conforme as Tabelas de Temporalidade disponibilizadas pelo CJF e pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Todo esse trabalho técnico de preservação dos documentos de guarda permanente e de eliminação dos demais, com a respectiva redução da massa documental acumulada, é realizado por servidores da Secretaria Administrativa e de Varas Federais da Seção Judiciária da Paraíba, conforme portarias disponíveis na aba “Composição”.

Os registros históricos encontrados nos processos trabalhados nos primeiros 7 anos da Comissão foram compilados no livro Gestão de Documentos – Memória da Justiça Federal na Paraíba.

As atividades da Comissão de Gestão de Documentos de Processos Judiciais – CGDJUD, relativamente ao ano de 2019, estão registradas no Processo Administrativo SEI nº 0000123-68.2019.4.05.7400.